Medewerker Frontoffice (Baliemedewerker / Host(ess) m/v)

Department/faculty: Universiteitsdienst - Directie ICT & FM
Level: Secondary Vocational higher level
Working hours: 38.0 hours weekly
Contract: 1 jaar
Salary: 1811 - 2577 euros monthly (full-time basis)
You are looking at a vacancy text originally drafted in Dutch.
Parts may be available in English!

Universiteitsdienst - Directie ICT & FM


De directie ICT & FM stimuleert en faciliteert de TU Delft bij het realiseren van haar doelstellingen. Zij faciliteert en stimuleert zowel de ‘core business’ onderwijs en onderzoek, als de ondersteunende directies van de TU Delft. De directie ICT & FM is een betrouwbare en zichtbare partner die voor zijn medewerkers een stimulerende en motiverende omgeving biedt.


De directie ICT & FM bestaat uit vier hoofdafdelingen. University Services Support richt zich op de (niet per se ICT) dienstverlening voor de gehele TUD. Het Shared Service Center ICT richt zich op de dienstverlening rondom de continuïteit en optimalisatie van de bestaande informatievoorziening. R&D/Innovatie focust op de ontwikkeling van nieuwe technologieën ten behoeve van kansrijke hulpmiddelen voor onderwijs en onderzoek. De afdeling Facilitair Management levert facilitaire diensten aan alle gebruikers van de campus van de TU Delft.


Het Shared Service Center ICT richt zich op de dienstverlening rondom de continuïteit en optimalisatie van de bestaande informatievoorziening. R&D/Innovatie focust op de ontwikkeling van nieuwe technologieën ten behoeve van kansrijke hulpmiddelen voor onderwijs en onderzoek.


Binnen Facility Management heeft het procesteam Catering, Events en Horeca de taak ervoor te zorgen dat de medewerkers, studenten en externe gasten zo optimaal mogelijk gebruik kunnen maken van de vergader,- congres,- en eventsfaciliteiten die faculteitsgebouwen, publieke gebouwen en de openbaar toegankelijke campus te bieden hebben. Daarnaast wordt invulling gegeven aan 'Living Campus' onder andere door middel van een variërend aanbod van mobiele catering. Het procesteam zorgt voor een professionele ondersteuning vooraf, tijdens en na afloop van een evenement, plant de inzet van mobiele catering op de campus en is verantwoordelijk voor de exploitatie van vending machines en het aanbod en kwaliteit van de catering.

Job description

Als baliemedewerker heb je een afwisselende baan, midden tussen de mensen en in het kloppend hart van de TU Delft campus. Je bent als gastheer of gastvrouw verantwoordelijk voor de ontvangst in de Aula; voor bezoekers/medewerkers ben je het eerste aanspreekpunt. Je moet dan ook op de hoogte zijn van de lopende evenementen en stelt je proactief op. Naast het reserveren van vergaderzalen binnen de Aula en de Bouwcampus met bijbehorende zaken, controleer je of alles volgens afspraak is uitgevoerd, zorg je voor juiste informatie op de welkomstschermen, regel je de verkoop van artikelen uit de TU Shop, ontvang je post en pakketjes én voer je gedurende de dag licht administratief en secretariële werkzaamheden uit.


Takenpakket:


  • Lichte secretariële taken: (zoals agendabeheer t.b.v. Procesmanager/ Coördinator, afspraken plannen en opstellen roosters)

  • Host(ess); afwisselend met collega’s (begeleiden en ontvangen gasten)

  • Altijd het eerste aanspreek/ informatiepunt voor bezoekers, medewerkers;

  • Beheer en controle op dagelijkse basis van de gemaakte zaal reserveringen; proces van optie naar bevestiging

  • Beheer van de agenda en de mailbox van de balie;

  • Aannemen zaalreservering binnen de Aula en de Bouwcampus en verwerking hiervan;

  • Aanmaken en uitgifte van medewerkers toegangskaarten (campuskaarten);

  • De beeldschermen in het Aula gebouw vullen met aangeleverd informatie; (activiteiten/ promoties en Colleges)

  • Verkoop van TU Delft merchandise uit de TU SHOP;

  • Beheer van de inkoop van TU Delft merchandise & kantoorartikelen.

Requirements

 Je bent een teamspeler;


  • Je vindt werken in wisselende diensten (weekenden, avonduren en mogelijk feestdagen) geen probleem;

  • Je bent pragmatisch en creatief;

  • Je hebt een klantgeoriënteerde instelling (gastvrij) en goede communicatieve vaardigheden;

  • Je beschikt over MBO werk-en denkniveau;

  • Je hebt kennis van MS Office;

  • Je hebt een BHV diploma, dan wel bereid dit te halen;

  • Je bent flexibel en enthousiast;

  • Je bent professioneel;

  • Je bent zelfstandig;

  • Je bent proactief;

  • Je bent representatief.

Belangrijke competenties:


  • Sociaal, aanpassings-/inlevingsvermogen, accuratesse, communicatief, klantgerichtheid.

Ervaring: we zijn op zoek naar een collega die ervaring heeft met de werkzaamheden uit het bovengenoemde takenpakket in een hospitality omgeving. Bij voorkeur heb je daarnaast ook ervaring met de organisatie van evenementen.

Conditions of employment

De functie heeft een omvang van 38 uur (1,0 fte) per week. Het gaat om een tijdelijke aanstelling voor de duur van een jaar. Het salaris is gebaseerd op schaal 5 uit de cao Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 1.811,- en een maximum van € 2.577,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Je wordt ingeschaald op basis van kennis en ervaring. Je bouwt pensioen op via het pensioenfonds ABP.


Naast uiteraard het vakantiegeld in mei, ontvang je in december een eindejaarsuitkering ter hoogte van 8,3%. Ook kun je jaarlijks een deel van je arbeidsvoorwaardenpakket zelf samenstellen met behulp van het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden, waaronder het kopen en verkopen van verlofuren.


Een goede balans tussen werk en privé is belangrijk. Daarom kun je afspraken maken over flexibele werktijden, heb je veel vakantiedagen en wordt ouderschapsverlof gedeeltelijk doorbetaald. In veel functies behoort ook thuiswerken tot de mogelijkheden.


We vinden het belangrijk dat jij je zo goed mogelijk kunt ontwikkelen en dat je fit je werkzaamheden kunt uitvoeren. Dit ondersteunen we op verschillende manieren, onder andere met een uitgebreid aanbod aan cursussen, loopbaancoaches of sporten met korting.

Information and application

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Mariska van der Meij, Regiemedewerker CEH, e-mail: m.j.e.vandermeij@tudelft.nl, tel: 015 – 27 88022. Voor meer informatie over de selectieprocedure kun je terecht bij Ruth Vidal, e-mail: po.ud@tudelft.nl. Wil je solliciteren? Stuur dan voor 23 november 2018 een sollicitatiebrief met cv, gericht aan mw. Mariska van der Meij naar po.ud@tudelft.nl onder vermelding van vacaturenummer AT/UD/ICT-FM/2018-30.


Enquiries from agencies are not appreciated.

Factsheet

Department/faculty
Universiteitsdienst - Directie ICT & FM
Level
Secondary Vocational higher level
Working hours
38.0 hours weekly
Location
Delft
Contract
1 jaar
Salary
1811 - 2577 euros monthly (full-time basis)

Closing date
Jan. 24, 2019
Vacancy nr.
AT/UD/ICT-FM/2018-30


Information

For more information about this job, please contact Mariska van der Meij.

T 015 – 27 88022
E m.j.e.vandermeij@tudelft.nl

For more information about the application procedure, please contact:

E PO.UD@tudelft.nl


Share