Faculteitssecretaresse IO

Department/faculty: Faculteit IO (Industrieel Ontwerpen)
Level: Secondary Vocational higher level +
Working hours: 32-38 hours weekly
Contract: 1 jaar met uitzicht op verlenging
Salary: 2204 - 2975 euros monthly (full-time basis)
You are looking at a vacancy text originally drafted in Dutch.
Parts may be available in English!

Faculteit IO (Industrieel Ontwerpen)


De faculteit Industrieel Ontwerpen is de grootste en breedste wetenschappelijke ontwerpopleiding in de wereld met ruim 2000 studenten, meer dan 6000 alumni en 300 medewerkers (onderzoekers en docenten, waaronder ontwerpers uit de industriële praktijk). De faculteit stelt zich tot doel bij te dragen aan een betere leefomgeving en maatschappelijke uitdagingen aan te pakken door menselijk waarden en wensen te combineren met technische haalbaarheid en economische levensvatbaarheid. Wij zijn hiertoe zeer goed in staat, doordat wij ontwerpmethoden en -vaardigheden onderbouwen met wetenschappelijke kennis uit diverse disciplines, wat leidt tot concrete oplossingsrichtingen.


Het faculteitssecretariaat ondersteunt de administratieve en bestuurlijke processen binnen de faculteit en vervult daarbij een echte spilfunctie. Niet alleen de decaan en de secretaris, maar ook de diverse stafdiensten en de Graduate School op facultair niveau doen een beroep op het faculteitssecretariaat. Daarnaast wordt ondersteuning geboden aan verschillende facultaire commissies en raden. Het secretariaat valt onder de eindverantwoordelijkheid van de secretaris van de faculteit.

Job description

De faculteit Industrieel Ontwerpen is een inspirerende en dynamische omgeving om in te werken. Als secretaresse op het faculteitssecretariaat heb je een afwisselende functie en werk je samen met professionele collega’s op basis van collegialiteit, maar met ieder een eigen aandachtsgebied. Samen met je collega’s ben je het visitekaartje van het management van de faculteit. Je zorgt voor professionele ondersteuning en springt in waar nodig. We bieden je een zeer uitdagende baan in het 'hart van de faculteit'. Op het faculteitssecretariaat werken 3 mensen: 1 voor ondersteuning aan de decaan, 1 voor HR, en 1 voor ondersteuning aan de faculteitssecretaris en stafdiensten (Communications, O&S, enz). Wij zijn nu op zoek naar een fulltime secretaresse voor de ondersteuning van de faculteitssecretaris en de stafdiensten.



Wat worden bijvoorbeeld jouw dagelijkse werkzaamheden?



- Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, adhoc vragen, facturen, het beheren van faciliteiten en draagt zorg voor bestellingen.


- Je ondersteunt de faculteitssecretaris en diverse stafhoofden, agendabeheer hoort daarbij. Het maken van grotere, complexe afspraken komt veel voor.  


- Je bereidt zelfstandig de agenda van diverse gremia voor, zoals het stafoverleg, de gebouwcommissie, het secretarissenoverleg en het Platform Integrale Veiligheid. Je verzorgt ook de verslaglegging.


- Je zorgt voor de administratieve afhandeling van aanstellingen en een vlekkeloze start voor nieuwe stafmedewerkers.


- Je houdt contact met verschillende partijen buiten de faculteit IO, zoals DUWO en het ZieSo netwerk.


- Je vervangt de secretaresse van de decaan en de HR secretaresse bij hun afwezigheid.

Requirements

Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau en relevante werkervaring in secretariële ondersteuning in een bestuurlijke of academische omgeving. In deze functie word je uitgedaagd alert te reageren, snel te schakelen en nieuwe informatie adequaat in te schatten. Voor deze functie moet je dan ook uitermate proactief zijn en secuur werken. Je bent gewend om de lat hoog te leggen, hebt gevoel voor verhoudingen en past je snel aan veranderingen aan. Je neemt waar mogelijk werk uit handen en stelt je collegiaal op. Meer specifiek beschik je over:


- uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) in het Nederlands en Engels;


- een dienstverlenende, proactieve en representatieve instelling;


- stressbestendigheid en flexibiliteit;


- klantgerichtheid.

Conditions of employment

De functie heeft een omvang van 32- 38 uur (0.8-1,0 fte) per week. Het betreft een aanstelling voor één jaar, met uitzicht op verlenging. Het salaris is gebaseerd op schaal 7 (met een maximum van €2975,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling). Daarnaast biedt TU Delft een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een flexibele werkweek, korting bij zorgverzekeraars, en de mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. Op de campus is een Internationaal Kindcentrum met kinderopvang, voor- en naschoolse opvang en een internationale basisschool. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de CAO Nederlandse Universiteiten. Interne kandidaten hebben bij gebleken geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

Information and application

Voor specifieke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met de heer A.G.C.A. (Hans) Suijkerbuijk, Faculteitssecretaris, tel: 015-2782101, e-mail:a.g.c.a.suijkerbuijk@tudelft.nl


 Voor vragen over de selectieprocedure kun je vanaf 6 augustus terecht bij mw. Albertine Bakker-Vogel, faculteitssecretariaat, tel: 015 - 27 81811, e-mail: A.Bakker-Vogel@tudelft.nl.  


Je kunt je brief met curriculum vitae tot 23 augustus sturen naar: Fac.secr-IDE@tudelft.nl onder vermelding van het vacaturenummer ATIO 0768. De gesprekken vinden plaats in de week van 27 augustus.


 


Enquiries from agencies are not appreciated.

Factsheet

Department/faculty
Faculteit IO (Industrieel Ontwerpen)
Level
Secondary Vocational higher level +
Working hours
32-38 hours weekly
Location
Delft
Contract
1 jaar met uitzicht op verlenging
Salary
2204 - 2975 euros monthly (full-time basis)

Closing date
Aug. 23, 2018
Vacancy nr.
ATIO 0768


Information

For more information about the application procedure, please contact:

E Fac.secr-IDE@tudelft.nl


Share