Administrative Processes and Systems Officer-Finance

Department/faculty: Universiteitsdienst - Education & Student Affairs
Level: Higher Professional Education
Working hours: 22-24 hours weekly
Contract: 1 jaar, met uitzicht op verlenging
Salary: 2640 - 4166 euros monthly (full-time basis)
You are looking at a vacancy text originally drafted in Dutch.
Parts may be available in English!

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs


De directie Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. De directie ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Extension School en Sports & Culture. De directie telt circa 250 medewerkers. De directie ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.


Het Education Service Centre (ESC) zorgt voor de onderwijs- en studentenadministratie, waaronder toelating, inschrijving, cijferregistratie en studievoortgang voor alle (internationale) studenten en PhD-studenten van de TU Delft. Daarnaast ondersteunt het ESC de onderwijslogistiek van de TU Delft, zoals digitaal toetsen, het aanmelden en roosteren van onderwijsprogramma’s en de onderwijshuisvesting. Binnen het ESC werken circa 100 medewerkers, verdeeld over de teams Contact Centre, Student Administration, Study Programme Administration en Education Logistics.


Het team Student Administration zorgt voor toelating en inschrijving van (internationale) studenten en PhD-studenten en alles wat daarbij komt kijken op het gebied van beurzen, collegegelden, visa en huisvesting. Daarnaast verzorgt het team de ondersteuning van mobiliteit van studenten.

Job description

In deze functie word je aangestuurd door de teamleider Enrolment & Finance binnen Student Administration en ben je in de rol van procesmanager verantwoordelijk voor de functionele aansturing van de medewerkers van de Finance processen en voor het continu verbeteren van de processen. Je bent verantwoordelijk voor de gehele (kwaliteit van) uitvoering van het Finance proces van de Student Administration.  


Hiervoor werk je nauw samen met de andere procesmanagers binnen Student Administration, met Finance en andere directies om beleid en regelgeving te vertalen naar uitvoering in de Finance processen. Je bent in staat om oplossingen te zoeken voor knelpunten in processen, onder meer door gesprekken te voeren met ketenpartners en klanten, voorstellen te maken, deze te toetsen en uiteindelijk een proces steeds optimaler te maken.


Je werkzaamheden bestaan uit de volgende onderdelen:


•              Je vertaalt voorgenomen beleid naar activiteiten in jouw operationele processen;
•              Je zorgt zelfstandig voor inzicht in de stand van zaken, risico’s en kansen van het Finance proces, welke input zijn voor verbetering en beslissingen door proceseigenaren;
•              Je signaleert en implementeert verbetermogelijkheden in werkwijze en procedures in jouw (keten)proces;
•              Je monitort, bewaakt en analyseert zelfstandig de administratieve processen, inclusief handleidingen en werkinstructies;
•              Je optimaliseert en (her)ontwerpt operationele werkprocessen;
•              Je onderhoudt contacten met systeem-ondersteunende afdelingen;
•              Je stuurt kleinschalige projecten aan om het Finance proces continu te verbeteren.

Requirements

Je bent iemand die hoofd – en bijzaken goed uit elkaar kunt houden. Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen, bent in staat om tot grondoorzaken te komen en hebt oog voor alle ketenpartners. Je bent enthousiast, kunt goed zelfstandig werken, hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden en je bent proactief. Je bent in staat om procesmatig te denken en de bedrijfsprocessen en (ondersteunende) informatiesystemen optimaal op elkaar af te stemmen vanuit het perspectief van de klant. Verder ben je nieuwsgierig van aard en creatief in het vinden van oplossingen met een digitale insteek.


TU Delft is een internationale organisatie, een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is voor deze functie noodzakelijk.


Daarnaast vraagt deze functie:


  • HBO werk- en denkniveau;

  • Ervaring met het uitwerken van procesbeschrijvingen en procedures en het implementeren in de uitvoering;

  • Je hebt ervaring met het analyseren en beschrijven van (knelpunten in) ketenprocessen, ervaring met procesmanagement en Lean/Six Sigma is een pre;

  • Luisteren en de juiste vragen stellen is essentieel in deze functie;

  • Je bent in staat om de resultaten van je werk helder te formuleren in rapportages en deze te bespreken binnen het team, met de proceseigenaar en andere directies van de TU Delft;

  • Je bent stressbestendig, resultaatgericht, zorgvuldig en flexibel.

Conditions of employment

De functie heeft een omvang van 22-24 uur (0.6fte). Het gaat om een tijdelijke aanstelling met uitzicht op verlenging voor de duur van 1 jaar. Het salaris is gebaseerd op schaal 10 uit de cao Nederlandse Universiteiten met een minimum van €2.640,- en een maximum van €4.166,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Je wordt ingeschaald op basis van kennis en ervaring. Je bouwt pensioen op via het pensioenfonds ABP. Naast uiteraard het vakantiegeld in mei, ontvang je in december een eindejaarsuitkering ter hoogte van 8,3%. Ook kun je jaarlijks een deel van je arbeidsvoorwaardenpakket zelf samenstellen met behulp van het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden, waaronder het kopen en verkopen van verlofuren.


Een goede balans tussen werk en privé is belangrijk. Daarom kun je afspraken maken over flexibele werktijden, heb je veel vakantiedagen en wordt ouderschapsverlof gedeeltelijk doorbetaald. In veel functies behoort ook thuiswerken tot de mogelijkheden.


We vinden het belangrijk dat jij je zo goed mogelijk kunt ontwikkelen en dat je fit je werkzaamheden kunt uitvoeren. Dit ondersteunen we op verschillende manieren, onder andere met een uitgebreid aanbod aan cursussen, loopbaancoaches of sporten met korting.

Information and application

Voor meer inhoudelijke informatie over deze functie kun je contact opnemen met Saskia van den Hoeven-Berkouwer, Teamleider Enrollment and Finance, e-mail s.b.vandenhoeven-berkouwer@tudelft.nl 


Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Ruth Vidal, e-mail: po.ud@tudelft.nl, tel: 015-27 81223. Je sollicitatiebrief met curriculum vitae en eventuele referenties kun je richten aan Mw S.B. van den Hoeven-Berkouwer, en voor 2 september 2018 mailen via po.ud@tudelft.nl onder vermelding van vacaturenummer AT/UD/ESA/2018-25.


Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.


Enquiries from agencies are not appreciated.

Factsheet

Department/faculty
Universiteitsdienst - Education & Student Affairs
Level
Higher Professional Education
Working hours
22-24 hours weekly
Location
Delft
Contract
1 jaar, met uitzicht op verlenging
Salary
2640 - 4166 euros monthly (full-time basis)

Closing date
Sept. 2, 2018
Vacancy nr.
AT/UD/ESA/2018-25


Information

For more information about the application procedure, please contact:

E PO.UD@tudelft.nl


Share